Control y seguimiento de las condiciones pactadas con el banco

El control y seguimiento de las condiciones pactadas con las entidades de crédito son labores fundamentales que, en mi modesta opinión, deben ser realizadas por parte de las empresas, más aún en épocas de crisis de confianza en la relación banco-empresa como la que se vive actualmente. Piensa que el respeto de los acuerdos entablados es un elemento fundamental para medir la calidad del servicio que se recibe de una entidad bancaria. En función de la dimensión de la compañía y sus posibilidades, tanto el control como el seguimiento podrán basarse en sistemas informáticos que permitan conciliar automáticamente la información banco-empresa o no, pero en cualquier caso deberán realizarse.

Hoy en día a través de la banca electrónica es posible recibir ficheros bancarios normalizados de movimientos bancarios, lo que en terminología bancaria se conoce como cuaderno o norma 43. Muchos de los programas informáticos existentes en el mercado tienen la capacidad de leer y de trabajar con los datos de la norma 43, lo que permite realizar la conciliación bancaria de una forma automática. Si no se dispone de este tipo de programas, la introducción de los movimientos de las cuentas bancarias en el sistema informático de la empresa podrá realizarse de un modo manual, para el objetivo pretendido también puede servir. Al final, el proceso que se diseñe deberá permitir a la empresa realizar las siguientes cinco acciones:

1. Registrar los resultados reales de las liquidaciones y movimientos bancarios en fecha valor. Esta fecha, te recuerdo que, es aquella utilizada por la entidad financiera a efectos del devengo de intereses, la cual puede diferir de la fecha de operación o contable.
2. Comparar los resultados reales de las liquidaciones y movimientos con las condiciones que se hayan pactado de antemano.
3. Identificar las desviaciones que, en su caso, se produzcan e intentar determinar su motivo concreto.
4. Comunicar a la entidad de crédito los errores detectados, solicitando su rectificación, siendo recomendable que la comunicación sea realizada por escrito.
5. Controlar el cumplimiento de las acciones correctoras. Aquí debes tener en cuenta que para que el error sea corregido a plena satisfacción, debe retrocederse el cargo incorrecto con la fecha valor correspondiente. En muchas ocasiones, el banco corrige el cargo incorrecto pero sin tener en cuenta la fecha valor, por lo que la rectificación sólo ha de considerarse parcial.